Excel luôn là một công cụ vô cùng hữu ích đối với dân văn phòng, đặc biệt là trong công việc thống kê và tính toán, phân tích. Chắc chắn rằng còn rất nhiều điều về công cụ này mà người dùng chưa thể biết hết được. Và sẽ thật tiện lợi khi công cụ này giúp bạn đánh số thứ tự một cách thông minh mà không cần phải nhập thủ công.
Hãy cùng khám phá ngay 6 cách đánh số thứ tự siêu đơn giản trong Excel giúp người dùng sắp xếp và quản lý thông tin dễ dàng hơn.
Tổng hợp 6 cách đánh số thứ tự trong Excel
Cách 1: Giữ và rê chuột đến vị trí cần đánh số
Đây được coi là cách “sơ cấp” nhất cho những ai mới làm quen với Excel. Hầu hết nhân viên văn phòng đều biết sử dụng phương pháp này. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nhập số 1 vào vị trí bắt đầu (còn gọi là ô đầu tiên) của hàng / phạm vi. Nhập số 2 vào ô tiếp theo.
Bước 2: Hãy bôi đen cả hai ô này, sau đó di chuột vào góc dưới bên phải của ô thứ 2. Sau đó, bạn sẽ thấy một biểu tượng + ở góc này.
Bước 3: Nhấn giữ và rê chuột đến vị trí cuối cùng bạn cần đánh số. Sau đó, bạn sẽ nhận được một chuỗi các ô được đánh số liên tiếp.
- Thuận lợi: Thực hiện cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.
- Khuyết điểm: Sẽ hơi mất thời gian và khó quản lý nếu bạn cần đánh số nhiều. Khi xóa bất kỳ vị trí đã đánh số nào thì không được cập nhật mà phải đánh số lại từ vị trí đã xóa trở đi.
Phương pháp 2: Sử dụng chức năng Giá trị dừng
Đây cũng là một cách được sử dụng rất phổ biến nếu bạn cần đánh số lượng lên đến hàng trăm nghìn. Chức năng này thường được sử dụng bởi kế toán hoặc quản trị viên trong các bảng thống kê và nhập liệu.
Tiến hành như sau:
Bước 1: Bạn điền số 1 vào vị trí bắt đầu đánh số.
Bước 2: Trong thanh menu, chọn Lấp đầy > Loạt. Sau đó, một bảng sẽ xuất hiện trên màn hình.
Bước 3: Trong phần Sê-ri trongchọn Cột nếu bạn muốn đánh số theo chiều dọc, hãy chọn Hàng nếu cần, đánh số theo chiều ngang. Tiếp theo, trong phần Giá trị dừngnhập số cuối cùng bạn cần đánh số, sau đó nhấn ĐƯỢC RỒI xong.
- Thuận lợi: Đánh số nhanh lên đến hàng trăm, hàng nghìn và không giới hạn.
- Khuyết điểm: Tương tự như Cách 1, nếu bạn xóa bất kỳ hàng nào thì số thứ tự sẽ không được cập nhật và phải thay đổi từ vị trí xóa trở đi.
Phương pháp 3: Sử dụng công thức “+1” để đánh số
Phương pháp này tận dụng một phép toán cực kỳ đơn giản để có thể đánh số trên Excel, tuy nhiên ít được sử dụng như hai phương pháp trên.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nhập số 1 vào ô đầu tiên cần đánh số. Ví dụ: bạn nhập số 1 vào ô A2.
Bước 2: Trong ô A3, nhập công thức = A2 + 1. Sau đó, bạn sẽ nhận lại giá trị trong ô A3 là 2.
Bước 3: Bạn bôi đen ô A3 và rê chuột vào góc dưới bên phải của ô, khi đó biểu tượng + sẽ hiện ra. Nhấn giữ và kéo chuột xuống vị trí cuối cùng cần đánh số.
- Thuận lợi: Dễ làm.
- Khuyết điểm: Khi xóa bất kỳ hàng nào, các giá trị ở phía sau sẽ bị hỏng. Đồng thời, phương pháp này cũng không khả thi với số lượng nhập khẩu lớn lên đến hàng trăm, hàng nghìn chiếc.
Phương pháp 4: Áp dụng Trình tự. hàm số
Hàm Sequence được coi là bí quyết bỏ túi của dân Excel lâu năm khi đánh dấu số thứ tự vì công thức tương đối đơn giản và không có lỗi khi xóa bất kỳ hàng nào.
Đây là cách thực hiện:
Trong ô đầu tiên được đánh số, hãy nhập công thức = SEQUENCE (số hàng thành số) sau đó nhấn đi vào.
Ví dụ, nếu bạn cần đánh số 20 hàng, bạn nhập hàm = SEQUENCE (20).
- Thuận lợi: Công thức hàm đơn giản, dễ nhớ. Không xóa bất kỳ hàng nào và có sẵn để đánh số hàng loạt.
- Khuyết điểm: Không thể tự điều chỉnh số lượng cho từng ô.
Phương pháp 5: Sử dụng ROW. hàm số
Đây cũng là phương pháp được dân Excel lâu năm sử dụng khá phổ biến vì công thức đơn giản, dễ nhớ và số thứ tự được cập nhật tự động bất kể hàng có bị xóa hay không.
Đang làm:
Bước 1: Nhập chức năng = ROW () – X.
Ví dụ: ô đầu tiên được đánh số ở hàng 2 và bạn muốn đánh số thứ tự 1, thì nhập = ROW () – 1; tương tự nếu ô đầu tiên được đánh số ở hàng 4 và bạn muốn đánh số nó là 1, hãy nhập = ROW () – 3.
Bước 2: Đánh dấu ô, rê chuột vào góc dưới bên phải ô, giữ và rê chuột đến vị trí cuối cùng cần đánh số.
- Thuận lợi: Công thức hàm đơn giản, dễ nhớ. Nếu bạn xóa bất kỳ hàng nào, số thứ tự cũng sẽ được tự động cập nhật.
- Khuyết điểm: không được khuyến nghị nếu bạn phải nhập một số lượng lớn hàng vì bạn phải kéo nó theo cách thủ công.
Phương pháp 6: Sử dụng Tổng phụ. hàm số
Nếu bạn biết cách này, bạn phải là một “chuyên gia Excel” chính hiệu. Hàm Subtotal thường được sử dụng để đánh số thứ tự vì tốc độ và hiệu quả của công việc.
Cách sử dụng như sau:
Bước 1: Tại vị trí được đánh số đầu tiên, hãy nhập hàm = SUBTOTAL (3, $ Ô nhập dữ liệu: Ô bắt đầu nhập dữ liệu). Ví dụ, = SUBTOTAL (3, $ B $ 2: B2).
Bước 2: Đánh dấu ô, di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô và rê chuột đến vị trí cuối cùng cần đánh số.
- Thuận lợi: Số thứ tự được cập nhật tự động khi xóa bất kỳ hàng nào.
- Khuyết điểm: Công thức hàm phức tạp hơn các cách trên, nếu nhập số lượng nhiều sẽ không khả thi vì phải làm thủ công.
Rủi ro khi sử dụng phần mềm bẻ khóa Office
Nhiều người hiện nay vẫn sử dụng phần mềm bẻ khóa Office tải về từ các trang web trên internet vì họ cho rằng không cần thiết phải bỏ ra một số tiền để sở hữu một bộ Office bản quyền trong khi vẫn có thể sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với dữ liệu, tài liệu quan trọng và máy tính của bạn.
Thứ nhất, phần mềm Office crack không đảm bảo hoạt động ổn định, sẽ thoát ra đột ngột khi bạn đang thao tác trên phần mềm. Bên cạnh đó, dữ liệu của bạn khi được lưu trữ trong phần mềm bẻ khóa sẽ có nguy cơ bị “đổi màu” bất cứ lúc nào khi phần mềm gặp sự cố.
Thứ hai, các bản crack luôn tiềm ẩn những mã độc, virus mà chúng ta không thể biết được. Càng sử dụng nhiều phần mềm crack, nguy cơ bị nhiễm mã độc, virus càng cao. Khi đã bị nhiễm mã độc, hacker sẽ dễ dàng điều khiển máy tính của bạn, đánh cắp dữ liệu quan trọng cũng như thông tin cá nhân, tài khoản mạng xã hội, thông tin thẻ ngân hàng,… Trường hợp xấu nhất là máy tính. Máy tính của bạn bị hỏng và tài sản của bạn bị đánh cắp.
Địa chỉ mua phần mềm Microsoft Office 365 bản quyền siêu uy tín
Do đó, đừng ngần ngại trang bị cho mình một phần mềm Microsoft Office 365 bản quyền chỉ từ 19.000đ / tháng. Với giá chưa đến một ly trà sữa, bạn đã có thể sở hữu phần mềm Office bản quyền, vừa tiết kiệm chi phí vừa bảo vệ máy tính của mình.
Cài đặt Microsoft 365 cho máy tính của bạn nhiều tiện ích, kết nối liên tục đến 5 thiết bị cùng lúc, dung lượng 1TB OneDrive, các phiên bản cao cấp của Word, Excel, PowerPoitn, Outlook. Một khuyến mãi lớn khác từ CellphoneS:
- Giảm ngay 100k khi mua Office Home & Student 2021 cùng laptop / macbook tại CellphoneS.
- Giảm 300k (chỉ còn 990k) khi mua Microsoft 365 Personal tại CellphoneS
Thông tin chi tiết về các phiên bản Microsoft Office 365 có tại CellphoneS:
Kết thúc
Hi vọng những thông tin trong bài sẽ giúp bạn bỏ túi nhiều mẹo hay để việc sử dụng Excel trong công việc và học tập trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Đừng quên tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích trên trang tin công nghệ Sforum nhé!
