Chức năng tính tổng, sắp xếp, tìm kiếm… giúp nhân viên kinh doanh, kế toán, nhân sự tính toán, thống kê số liệu nhanh chóng.
Thạc sĩ, kỹ sư công nghệ Phan Quang Định cho biết, hầu hết dân văn phòng đều cần Excel để tính toán, phân tích, thống kê số liệu nhưng nhiều người chưa biết cách tận dụng tối đa công cụ này cho công việc. Thành thạo các chức năng công thức từ cơ bản đến nâng cao giúp cải thiện tốc độ, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
Dưới đây là các hàm cơ bản của Excel, cần thiết cho công việc thống kê.
Tổng . hàm số
Sum là một hàm tính tổng thường được sử dụng. Dân văn phòng có thể sử dụng chức năng này để tính tổng lương của nhân viên trong tháng. Công thức = Tổng (E7: E11).
Sản phẩm . hàm số
Hàm Sản phẩm được sử dụng để tính tích (nhân) của các số. Tiền lương của người lao động bằng tích số ngày làm việc và tiền lương ngày đã cho. Công thức = Sản phẩm (C7, D7).
Đếm . hàm số
Chức năng đếm để đếm số lượng ô chứa dữ liệu. Bạn có thể sử dụng chức năng này để đếm số ngày làm việc của nhân viên trong tháng. Công thức = Đếm (Giá trị 1, Giá trị 2, …).
Dân văn phòng thường sử dụng các hàm Excel để xử lý công việc. Hình ảnh: Tuấn Như.
Xếp hạng chức năng
Chức năng Xếp hạng được sử dụng để xếp hạng dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần nhanh chóng. Công thức = Xếp hạng (Số, Tham chiếu, Thứ tự).
Số là số để xếp hạng trong danh sách. Tham chiếu là chuỗi so sánh có chứa số được xếp hạng. Xếp loại thứ tự, có hai cách là sắp xếp theo số 0 tăng dần (hoặc mặc định nếu không nhập), số 1 giảm dần.
Hàm If
Hàm điều kiện If thường được nhân viên văn phòng sử dụng để so sánh một giá trị với một giá trị mong muốn. Công thức của hàm If (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2). Nếu điều kiện đúng, hàm trả về giá trị 1, ngược lại trả về giá trị 2.
Ví dụ, bạn có bảng điểm của một nhân viên tham gia kỳ thi thăng chức và cần xem lại kết quả xem nhân viên đó đậu hay rớt. Nếu điểm trung bình lớn hơn 5, đạt, nếu không sẽ thất bại. = Nếu (điểm trung bình> = 5, “đạt”, “không đạt”).
Vlookup, chức năng Hlookup
Tìm kiếm theo cột bằng Vlookup, theo hàng bằng Hlookup. Để tìm kiếm phụ cấp của từng nhân viên dựa trên chức vụ và bảng phụ cấp của người đó, bạn sử dụng hàm Vlookup hoặc Hlookup.
Công thức Vlookup hoặc Hlookup (Giá trị tra cứu trong bảng chính, Chọn khối phạm vi bảng tra cứu trong bảng phụ, Chỉ định cột tra cứu trong bảng phụ, Cách tra cứu 0 (chính xác) hoặc 1 (tương đối)).
Minh Anh
Để hiểu các hàm trong Excel, bạn có thể tìm hiểu khóa học trực tuyến tại ewiki.vnexpress.net. Khóa học bao gồm 22 video bài giảng và tài liệu pdf. Mỗi video dài khoảng 6-12 phút giúp học viên nắm bắt nhanh các hàm từ cơ bản đến nâng cao như hàm thống kê, hàm thời gian và chuỗi, hàm tìm kiếm, lọc và vẽ đồ thị dữ liệu … Bài giảng được kết hợp với các tình huống kinh doanh thực tế và các bài tập dựa trên 20 năm kinh nghiệm giảng dạy môn Tin học văn phòng của Thạc sĩ, kỹ sư công nghệ thông tin Phan Quang Định.
Khóa học hữu ích cho nhân viên văn phòng thường xuyên làm việc với excel; sinh viên chuyên ngành kế toán, kiểm toán, kinh tế, tài chính, quản trị, nhân sự … Để tham gia khóa học, truy cập tại đây.
