Tại sao lại có thao tác viết hoa thành chữ thường trong Excel?
Nếu bạn đang làm quản trị văn phòng thì chắc hẳn điều này không còn quá xa lạ đối với bạn nhưng với những người mới làm quen với lĩnh vực liên quan đến giấy tờ, sổ sách hay những người lần đầu tìm hiểu. Nếu bạn hiểu về Excel thì chắc chắn bạn vẫn còn đang rất phân vân về vấn đề này. Nhiều bạn trong quá trình làm việc trên Excel cũng đã một lần thắc mắc về cách chuyển chữ hoa thành chữ thường, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây.
Trong quá trình làm việc, chắc hẳn nhiều người sẽ tìm ra câu trả lời cho câu hỏi trên, thông thường khi gõ một đoạn văn bản bất kỳ, hay một ghi chú, thông điệp nào đó, chúng ta chỉ cần sử dụng tổ hợp phím Caps Lock + chữ cái muốn viết hoa hoặc dấu Tổ hợp phím Shift + chữ cái để có thể chuyển chữ thường thành chữ hoa, nếu bạn muốn chuyển từ chữ hoa trở lại chữ thường thì xóa chữ hoa đó đi. đi và thực hiện.
Nhưng đối với một số trường hợp đặc biệt, bạn sẽ phải tải một hoặc nhiều tệp Excel về máy tính của mình. Trong file Excel đó chứa rất nhiều dữ liệu, có một số vấn đề về lỗi hoặc chữ viết không đúng định dạng và bạn muốn chuyển chữ hoa thành chữ thường. Nếu áp dụng đúng các cách cơ bản trên, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian cho thao tác này.
Ví dụ, nếu file Excel đó có hơn 1000 chữ cái, tất cả tên của học sinh trong trường đều được viết hoa, bạn sẽ cần phải dành thời gian xóa từng chữ cái và gõ lại để trình bày chính xác, đôi khi bạn sẽ phải tốn một vài ký tự. nhiều ngày hơn để làm những việc đơn giản đó, sẽ tốn rất nhiều thời gian và sức lực.
May mắn thay, Excel vẫn cung cấp một số thủ thuật để giảm thời gian chúng ta gõ từng chữ cái. Đáng tiếc là không có quá nhiều người biết đến thủ thuật này vì nó vẫn được thực hiện thủ công, hãy cùng theo dõi thủ thuật đó dưới đây.
Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel bằng cách nhập hàm
Đầu tiên chúng ta cần học cách chuyển chữ hoa thành chữ thường bằng cách nhập hàm ngay trên ứng dụng Microsoft Excel, chúng ta có UPPER, LOWER, PROPER, 3 hàm cơ bản này thường dùng trong Excel, để có thể thay đổi văn bản. chữ hoa thành chữ thường. Mỗi chức năng đều có những chức năng riêng biệt giúp người đánh máy thực hiện thao tác đánh máy nhanh hơn.
Cụ thể, chức năng UPPER giúp người đánh máy chuyển đổi tất cả các chữ cái thường thành chữ hoa. Hàm LOWER giúp người đánh máy chuyển đổi tất cả các chữ hoa thành chữ thường (ngược lại với hàm UPPER). Chức năng PROPER giúp người đánh máy chuyển đổi mọi ký tự đầu tiên của từ viết thường thành ký tự viết hoa. Hàm này được rất nhiều dân văn phòng sử dụng khi chuyển tên, rất dễ bắt gặp những người thường viết hoa từng chữ cái trong file Excel, sau đó trong một từ ghi họ, tên đệm, tên chính của người đó, các bạn gõ thì. bạn sẽ phải giữ chữ cái đầu tiên của mỗi từ là chữ hoa, các chữ cái hoa còn lại sẽ phải chuyển sang chữ thường.
Sử dụng UPPER. hàm số
Trước khi đi vào chi tiết hơn về phương pháp chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel, chúng ta hãy thử chuyển đổi ngược lại, chuyển chữ thường thành chữ hoa. Nếu bạn cảm thấy phần này mất thời gian và muốn đi thẳng vào vấn đề chính như tiêu đề đã đề cập thì hãy chuyển sang phần sau về cách sử dụng hàm LOWER.
Nhưng nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quát hơn thì hãy đọc theo thứ tự bài viết, tránh trường hợp chuyển nhầm thì chúng ta có thể sử dụng chức năng LÊN để nhập lại, nhiều bước diễn ra tuần tự. như thế này:
- Thay đổi một từ hoặc cụm từ từ chữ thường sang chữ hoa để làm mẫu
Khi thực hiện các thao tác mới trong Excel để không bị mất các tài liệu gốc chúng ta thường thực hiện các thao tác mới ở một cột khác, tương tự đối với hàm UPPER, việc đầu tiên là mọi người phải chèn thêm một hàng / cột có chứa nội dung bạn nhé ‘ đang có kế hoạch chuyển đổi.
Nếu bảng Excel của bạn vẫn còn thừa không gian, bạn có thể lấy ngay một cột hoặc hàng ở bên đó để tránh phải chèn, ví dụ cột thừa này là A2 và một cột chứa các chữ cái viết thường mà bạn muốn. Nếu chuyển đổi là B2 thì A2 là ô trống, B2 có chữ “tiếng Nga” thì tiếp theo tại ô A2, nhập hàm theo công thức LÊN (B2), sau khi nhấn phím Enter, bạn sẽ nhận được tiếng Nga. từ trong cột A2.
- Sao chép các chữ cái từ chữ thường sang chữ hoa
Khi một hàm đã nhập công thức dưới dạng mẫu, chúng ta sẽ tiến hành sao chép các ô còn lại trong cùng một cột A2, bạn chỉ cần nhấp chuột vào điểm nằm ở góc dưới cùng bên phải của ô. trống A2 cho đến khi dấu (+) màu đen được hiển thị và đường viền ô trống chuyển sang màu xanh lục.
Giữ nguyên ô trống đó và kéo xuống ô bạn muốn, thả chuột ra chúng sẽ được một cột A2 toàn chữ in hoa, nếu bạn muốn điền hàm này vào các ô còn lại thì kéo dài đến cuối bảng rồi nhé. di chuột qua từ “điền vào ô điều khiển”.
- Hoàn thành bảng cũ trong tệp Excel
Cuối cùng, sao chép cột A2 vừa rồi với sự hỗ trợ của Ctrl + C, chọn ô đầu tiên trong cột B2 mà bạn muốn sao chép, nhấp chuột phải và sau đó chọn biểu tượng Giá trị (V) bên dưới Dán. Tùy chọn, nhấn Delete sau đó chọn Entire Column trong phần Delete, nhấn OK, bạn sẽ nhận được một cột B2 gồm toàn chữ hoa và chữ thường đã biến mất.
Sử dụng LOWER. hàm số
Ví dụ, với cột trên, chúng ta có B2 với “NGA” được viết bằng tất cả các chữ cái in hoa. Hiện tại, ô A2 là ô con, chúng ta có thể viết công thức hàm như sau = LOWER (B2), ngay sau ô A2 đó sẽ hiển thị chữ “nga” viết thường, nếu nhầm lẫn bạn vui lòng sửa lại. Lặp lại công thức này bằng cách thay đổi LOWER thành UPPER và mọi thứ sẽ trở lại trạng thái cũ.
Sử dụng PROPER. hàm số
Đây là công thức bổ sung cho những bạn muốn đổi tên, khi muốn giữ nguyên chữ cái đầu viết hoa, phần còn lại viết thường, ta có thể sử dụng hàm PROPER, công thức là = PROBER (ô trống vị trí) chẳng hạn. = PROBER (B2), ngay sau ô B2 viết là “VUA NGÂN” sẽ xuất hiện ô A2 là “Hoàng Nga”. Một lưu ý nhỏ là hầu hết thao tác này dùng cho chữ hoa chứ không dùng cho chữ thường, vì chữ in thường không có định dạng viết hoa ngay từ đầu nên không thể giữ nguyên chữ cái đầu là chữ hoa. Được chứ.
Nếu bạn thấy công thức trên gây khó chịu và muốn mọi thứ đơn giản hơn để tránh mắc lỗi, hãy sử dụng tùy chọn đặc biệt của Microsoft Word, các bước cần làm bao gồm: Chọn cột có chữ cái được định dạng. có sẵn trong tệp gốc, sao chép cột đó bằng thao tác sao chép, sau đó mở tệp Word, dán cột bạn vừa sao chép bằng Ctrl + V hoặc chọn phím Dán sau khi nhấp chuột phải.
Tiếp theo, di chuyển để đánh dấu các ký tự bạn muốn chuyển đổi. Tại mục HOME, bạn bấm vào mục Font trên biểu tượng Aa, sau đó bấm vào mục Change Case, ở đó bạn sẽ có 5 mục tương ứng để lựa chọn tùy theo mục đích của mình.
Đó là viết hoa đầu câu, viết thường (chuyển chữ hoa thành chữ thường), viết hoa (chuyển chữ thường thành chữ hoa), viết hoa từng từ (viết hoa chữ cái đầu tiên) và chuyển đổi chữ hoa (chữ cái đầu tiên thành chữ thường), hay nhanh nhất là sử dụng tổ hợp phím Shift + F3. Cuối cùng, sao chép bảng đã chuyển đổi trong Word sang bảng cần chuyển đổi trong Excel, sau đó bạn đã chuyển đổi từ chữ hoa sang chữ thường.
Chuyển chữ hoa thành chữ thường trong Unikey trong Excel
Sử dụng Unikey cũng sẽ cho kết quả tương tự, các bước thực hiện gần giống như thao tác trên Microsoft Word, sau khi bôi đen đoạn văn bản muốn chuyển, bạn bấm sao chép, bấm chuột phải lần thứ hai. hai là vào biểu tượng Unikey sau đó chọn công cụ, ngay lập tức giao diện của Unikey Toolkit sẽ hiện ra.
Trong cả hai phần “Nguồn” và “Đích”, vui lòng bật chế độ “Unicode”, trong phần lựa chọn, hãy nhập các tùy chọn bạn muốn. Các tùy chọn ở đây bao gồm viết hoa, viết thường, bỏ dấu, không sử dụng văn bản có dạng thức, sử dụng bộ phông chữ tối thiểu. Nhớ chọn “chuyển mã” để xác nhận thao tác, sau khi chọn nhiều thao tác cần thiết, bạn hãy dán lại bảng này vào file.
Hi vọng với bài viết trên, mọi người đã biết cách chuyển chữ hoa sang chữ thường, cũng như áp dụng vào công việc hàng ngày khi làm việc trên Excel.
