Microsoft Excel thường có các khoảng trống, hàng và cột trống không cần thiết, đặc biệt là khi được sao chép. Thay vì loại bỏ chúng theo cách thủ công, hãy sử dụng các tính năng tích hợp để loại bỏ chúng một cách dễ dàng.
Xóa khoảng trắng
Excel cung cấp cho bạn 2 cách để thực hiện việc này.
Để loại bỏ khoảng trắng đầu, cuối và thậm chí thừa giữa các từ trong một chuỗi cụ thể, hãy sử dụng hàm TRIM. Hàm này sẽ loại bỏ tất cả các khoảng trắng ngoại trừ các khoảng trắng tiêu chuẩn giữa các từ.
Để loại bỏ tất cả các khoảng trắng bao gồm cả khoảng trắng giữa các từ, hãy sử dụng tính năng Thay thế. Điều này có thể được thực hiện trên toàn bộ bảng tính hoặc chỉ giới hạn trong một khu vực cụ thể.
Sử dụng TRIM. hàm số
.png)
Ví dụ, theo hình minh họa ở trên, bạn chọn ô bên cạnh bản ghi đầu tiên trong bảng tính. Đây là nơi mà văn bản không có khoảng cách đầu, cuối và thừa giữa các từ sẽ xuất hiện.
Trong ô đã chọn, nhập hàm TRIM như sau và nhấn Enter.
=TRIM(B2)
.png)
Di chuyển chuột đến góc dưới cùng bên phải của nơi bạn đã nhập hàm TRIM, kéo xuống để công thức được sao chép cho tất cả các bản ghi của bạn.
.png)
Giờ đây, văn bản trong chuỗi đã chọn trên bảng tính không có bất kỳ khoảng trắng nào ở đầu và cuối cũng như khoảng trắng thừa giữa các từ.
Thao tác này cũng sẽ dễ dàng xóa mọi hàng trùng lặp trong bảng tính của bạn.
Sử dụng tính năng Thay thế
Để xóa tất cả khoảng trắng khỏi bảng tính của bạn, hãy sử dụng tính năng Thay thế như sau:
Đầu tiên, trong bảng tính đã mở, bạn chọn các ô mà bạn muốn xóa tất cả các khoảng trắng.
.png)
Trên ruy-băng Excel ở trên cùng, bấm vào tab Trang đầu.
Trong tab Trang đầu, từ nhóm Chỉnh sửa, hãy chọn Tìm & Chọn.
Từ menu mở rộng, chọn Thay thế.
Excel sẽ mở cửa sổ Tìm & Thay thế. Tại đây, bạn bấm vào ô Tìm gì và nhập dấu cách. Để trống trường Thay thế bằng rồi bấm Thay thế Tất cả.
Excel sẽ tìm và xóa tất cả các khoảng trống khỏi trang tính của bạn.
Mẹo: Nếu bạn nhận ra mình đã nhầm lẫn, hãy khôi phục khoảng trống bằng cách nhấn Ctrl + Z (trên Windows) hoặc Command + Z (trên Mac).
Xóa các hàng và cột trống
Một bảng tính có nhiều hàng và cột trống cũng sẽ khiến bố cục trông rời rạc và thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy, xóa chúng là điều nên làm, tất nhiên, không phải bằng cách nhấp chuột phải vào các hàng và cột riêng lẻ và chọn Xóa, mà bạn nên sử dụng các tính năng có sẵn của Excel để nhanh hơn.
Xóa các hàng trống
Đánh dấu khu vực của trang tính nơi bạn muốn xóa các hàng trống, bao gồm hàng ngay phía trên hàng trống đầu tiên và hàng ngay dưới hàng trống cuối cùng.
Nhấp vào Tìm & Chọn trong nhóm Chỉnh sửa của tab Trang chủ, chọn Chuyển đến Đặc biệt trên menu thả xuống.
Trên hộp thoại mở ra, chọn Blanks và bấm OK.
Tất cả các ô trong vùng chọn không trống đều được bỏ chọn, chỉ để lại các ô trống được chọn.
Trong phần Ô của tab Trang đầu, bấm Xóa, sau đó chọn Xóa Hàng Trang tính từ menu thả xuống.
Ngay lập tức, tất cả các hàng trống bị xóa và các hàng còn lại được nối với nhau.
Xóa các cột trống
Trên bảng tính, bạn chọn vùng chứa các cột trống cần xóa, bao gồm cột ở bên trái của cột ngoài cùng bên trái và cột ở bên phải của cột ngoài cùng bên phải sẽ bị xóa trong lựa chọn của bạn.
Tương tự như việc xóa các hàng trống, hãy nhấp vào Tìm & Thay thế trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ và chọn Chuyển đến Đặc biệt từ trình đơn thả xuống.
Chọn Khoảng trống trên hộp thoại Đi đến Đặc biệt mở ra và sau đó bấm OK.
Tất cả các ô trong vùng chọn không trống đều được bỏ chọn và để nguyên các ô trống được chọn.
Nhấp vào Xóa trong phần Ô của tab Trang đầu, sau đó chọn Xóa Cột Trang tính từ trình đơn thả xuống.
Ngay lập tức các cột trống bị xóa và các cột còn lại liền nhau.
Sử dụng các tính năng tích hợp để tăng năng suất trong công việc văn phòng là điều cần thiết, đặc biệt nếu bạn có một bảng tính với nhiều trang tính lớn.
