Chứng nhận điện tử là gì? Làm thế nào để xác thực một bản sao điện tử?

Rate this post

Chứng nhận điện tử là gì? Giá trị pháp lý của chứng thư điện tử? Chứng nhận điện tử được thực hiện như thế nào? Một số trường hợp không xác thực bản sao điện tử?

Từ trước đến nay, nói đến vấn đề sao y chứng thực, ai cũng nghĩ đến việc phải đến trực tiếp trụ sở Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền hoặc các tổ chức có thẩm quyền chứng thực để làm. Tuy nhiên, hiện nay đã có hình thức xác thực điện tử. Hình thức xác thực điện tử được xây dựng với mục đích tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho người có nhu cầu xác thực.

Cơ sở pháp lý:

– Nghị định số 45/2020 / NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

– Nghị định số 23/2015 / NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ sổ gốc.

Dịch vụ luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại: 1900.6568

1. Chứng nhận điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao là đúng với bản chính dựa trên bản chính ở dạng văn bản giấy.

Để xác thực điện tử, mỗi người dân phải có tài khoản trên dịch vụ công quốc gia để thực hiện thủ tục này. Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020 / NĐ-CP, thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác. các quy định hành chính khác phù hợp với quy định hiện hành. Có nghĩa là, bản sao điện tử được cấp từ sổ chính cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Vì vậy, mỗi người dân và doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử.

2. Giá trị pháp lý của xác thực điện tử:

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015 / NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

– Phòng Tư pháp huyện, thị xã, thành phố thuộc thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức Việt Nam cấp; cơ quan, tổ chức nước ngoài; Cơ quan, tổ chức Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc xác nhận.

xem thêm: Chứng thực tài liệu, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài ở đâu?

– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính của giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng thực.

Như vậy, có thể thấy, việc xác thực điện tử dù được thực hiện trực tuyến nhưng vẫn được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bảo đảm và có giá trị pháp lý. Nhà nước và pháp luật công nhận hình thức chứng thực là nhanh chóng, đơn giản, hiện đại và phù hợp với nhu cầu của cuộc sống trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Hình thức này sẽ giải quyết được các vấn đề về thời gian đi lại, xếp hàng chờ đợi mà chất lượng vẫn được đảm bảo. Bản điện tử được cấp từ sổ chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chứng nhận điện tử được tiến hành như thế nào?

Vấn đề đầu tiên: Đối với các giấy tờ, tài liệu liên quan đến chứng thực, quản lý dân cư, hộ tịch, … chưa được số hóa, lưu trữ, chia sẻ thông tin trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công, Hệ thống tùy theo nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức, có thẩm quyền. các cơ quan cấp bản sao điện tử theo hai cách:

Thứ nhất, Phát hành bản sao điện tử từ sách gốc;

Thứ hai, Chứng thực bản sao điện tử của bản chính giấy tờ, tài liệu.

Vấn đề thứ hai: Khi tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thì thẩm quyền, địa điểm, tài liệu, chứng từ là cơ sở để thực hiện và trách nhiệm thực hiện của người đề nghị cấp chứng chỉ và người đề nghị cấp chứng chỉ. chứng nhận, gia hạn thời gian và thời hạn, lệ phí và hệ thống lưu trữ và chi phí dựa trên luật liên quan đến chứng thực từ bản gốc. Thủ tục xác nhận bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

Cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải cung cấp hồ sơ, tài liệu gốc để làm cơ sở cho việc công chứng bản sao. Trường hợp yêu cầu chứng thực có giấy tờ, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng, chứng thực thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi đề nghị cấp Giấy chứng nhận. xác thực.

Cá nhân, tổ chức phải kiểm tra bản chính, chụp bản chính điện tử, nhập bản sao có chứng thực từ bản chính và chứng thực chữ ký số của người được chứng thực. gia hạn.

xem thêm: Dấu chứng nhận

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dưới dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị thay thế bản chính để xác minh trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. khác.

Sau đó, cơ quan có thẩm quyền điện tử gửi bản điện tử đã ký số vào kho quản lý, lưu trữ dữ liệu điện tử tại Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đối với trường hợp cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực nhưng chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thì cơ quan có thẩm quyền phải gửi bản điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân. qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Vấn đề thứ ba: Cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Các cá nhân, tổ chức có nhu cầu xác thực điện tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, sau đó click vào mục Dịch vụ công trực tuyến / Dịch vụ công cộng xuất sắc

Bước 2: Sau khi truy cập vào giao diện của phần mềm, bạn bấm vào mục dịch vụ công nổi bật. Cụ thể, tại phần thanh tác vụ trên website, bạn chọn mục “Thông tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”

Bước 3: Cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực bắt đầu lựa chọn dịch vụ chứng thực phù hợp với nhu cầu của mình. Như sau:

Sau khi chúng ta bấm vào “Các dịch vụ công nổi bật” trên màn hình sẽ hiện ra các dịch vụ để mọi người lựa chọn. Tùy theo nhu cầu mà cá nhân, tổ chức muốn xác thực sẽ lựa chọn thủ tục và dịch vụ chứng thực phù hợp.

Bước 4: Sau khi lựa chọn quy trình thực hiện, cá nhân, tổ chức điền các thông tin mà phần mềm này yêu cầu:

xem thêm: Các loại giấy tờ không phải là bản sao chứng thực từ bản chính

Tại mục này sẽ hiển thị các thông tin yêu cầu, thứ tự cung cấp hồ sơ, tài liệu để xác thực. Các cá nhân và tổ chức đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực.

Lưu ý rằng: Trong các dịch vụ công do cơ quan nhà nước cung cấp, hiện nay chỉ có hai cơ quan là Ủy ban nhân dân xã, phường hoặc Sở Tư pháp. Các cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ cung cấp sau. Khi điền đầy đủ các thông tin theo quy định, cá nhân, tổ chức ấn chọn cơ quan, tổ chức phù hợp và sau đó phải bấm vào nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.

Bước 5: Sau khi cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu xác thực và để người yêu cầu chọn ngày giờ hẹn cụ thể. Lúc này, cá nhân, tổ chức làm theo hướng dẫn nhấn vào “Đặt lịch hẹn”, màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.

Bước 6: Đối với cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và đã hoàn thành đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, sau khi cơ quan tư pháp hoàn thành việc cấp giấy chứng nhận, hồ sơ sẽ được gửi đến tài khoản của Quý khách, nên Quý khách lưu ý đến khám theo lịch hẹn nhận kết quả.

Sau khi nhận được kết quả, cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải tải hồ sơ và sử dụng bản điện tử nêu trên trong các giao dịch yêu cầu hồ sơ điện tử.

Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thì bản điện tử được ký số được gửi cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.

4. Một số trường hợp bản điện tử không được chứng thực:

Mặc dù vấn đề chứng thực điện tử đã được hiện đại hóa và phổ biến nhưng để đảm bảo việc quản lý văn bản, giấy tờ của các cơ quan nhà nước không phải lúc nào hay trường hợp nào cũng có. có thể được xác thực bằng điện tử. Cụ thể, theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015 / NĐ-CP, các trường hợp sau đây không được dùng làm căn cứ chứng thực bản sao từ bản chính, bao gồm:

Thứ nhất, bản gốc bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ. Đối với các giấy tờ làm căn cứ chứng thực phải còn nguyên vẹn thông tin do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp ngay từ đầu, nếu bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa thì không thể làm căn cứ chứng minh. bản sao thật được. Vì vậy, mọi người nên lưu ý giữ lại giấy tờ gốc.

xem thêm: Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Thứ hai, bản gốc bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. Khi chứng thực bản sao có nghĩa là chúng ta đang cần một bản sao thông tin chính xác so với bản chính, vì vậy nếu bản chính không còn rõ ràng thông tin thì không có cơ sở để chứng thực thông tin. đúng hay không,

Thứ ba, bản chính được niêm phong bí mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không được niêm phong nhưng ghi rõ không được sao chép.

Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. Không phải bất kỳ nội dung nào cũng có thể được cơ quan nhà nước chứng thực, họ có quyền từ chối nếu nội dung yêu cầu chứng thực không hợp pháp.

Thứ sáu, bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng, chứng thực chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. Khi các tài liệu liên quan đến nước ngoài luôn đi kèm với việc dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự, thì việc chứng thực bản sao cũng vậy, vì nó liên quan trực tiếp đến việc quản lý tài liệu.

Thứ bảy, Giấy tờ, tài liệu do cá nhân lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Những tài liệu này thường không có giá trị pháp lý, không ai có thể đảm bảo nội dung do cá nhân đó viết ra có hợp pháp hay không, vì vậy không thể chứng thực bản sao trong trường hợp này.

Thanh Thuy

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *