Microsoft Excel là công cụ quen thuộc đối với những người làm công việc văn phòng. Đây cũng là một trong những kỹ năng mà các nhà tuyển dụng yêu cầu nhiều nhất khi bạn tìm việc hiện nay. Đặc biệt với những người phải xử lý một lượng lớn dữ liệu, bảng thống kê,… Trong quá trình thực hiện các thao tác trên bảng tính Excel, bạn cần sử dụng nhiều thủ thuật để phục vụ cho các bài toán xử lý bảng. dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Quy tắc thêm hàng và cột trong excel
Khi thêm dòng trong Excel, chúng ta cần chú ý một số nguyên tắc sau:
Đầu tiên: cần phải biết rõ ràng nếu bạn muốn thêm một hay nhiều dòng
Thứ hai: ghi chú nơi bạn muốn thêm dòng. Ví dụ, nếu bạn muốn thêm một dòng trước dòng 5, bạn cần chọn một hoặc tất cả dòng 5.
Thứ ba: có thể sử dụng chuột hoặc phím tắt để tạo nhiều dòng hơn.
Khi sử dụng chuột, bạn có thể thêm một hoặc nhiều dòng từ bên trong Ruy-băng hoặc bạn có thể thêm trực tiếp trong trang tính Excel.
Quy tắc quan trọng nhất là nếu bạn muốn thêm một dòng, hãy chọn một ô hoặc chọn cả một dòng bên dưới vị trí của dòng bạn muốn chèn.
Để thêm (n) dòng, hãy chọn (n) dòng ở cuối vị trí dòng bạn muốn thêm bằng cách sử dụng chuột hoặc phím tắt.
Cách nhanh nhất để thêm hàng và cột trong Excel
Dựa trên các nguyên tắc thêm hàng và cột ở trên, chúng ta có thể chia thành 3 cách để thêm hàng trong bảng Excel.
Cách thêm dòng trong excel bằng phím tắt
Nhấp vào một hàng trong bảng tính excel và chọn chèn một hàng là một công việc tẻ nhạt. Vậy làm cách nào để có thể chèn thêm nhiều dòng vào excel mà không cần phải rời tay khỏi bàn phím? Những cách đơn giản sau đây sẽ giúp bạn thêm nhanh các dòng trong excel bằng phím tắt.
Phương pháp 1:
Nhấn Shift + Space để chọn toàn bộ hàng
Nhấn Ctrl + Shift ++ để thêm một hàng phía trên hàng mới được chọn.
Phương pháp 2:
Nhấn Ctrl + Shift ++ để chèn một hàng
Nhấn Enter để chọn chèn thêm 1 dòng bên dưới
Cách 3: Nhấn Alt + I (insert) -> nhấn R (Row)
Phương pháp 4: Nhấn Ctrl + Y
Phương pháp 5:
Nhấn Shift + Space để chọn hàng hiện tại
Nhấn phím phải chuột + I để tiến hành đặt lệnh chèn hàng. Phím tắt chuột phải trên bàn phím là nút nằm giữa nút cửa sổ và nút Ctrl.
Cách thêm hàng trong excel bằng chuột
Phương pháp 1:
Chọn một ô, một dòng hoặc (n) dòng tùy thuộc vào số dòng bạn muốn thêm.
Nhấp chuột phải vào vùng đã chọn và chọn Chèn
Phương pháp 2:
Chọn giống như bước 1 của phương pháp 1
Chọn lệnh: Trang chủ -> Chèn
Lưu ý rằng, cách thêm dòng trực tiếp bằng chuột trên trang tính hoặc sử dụng phím tắt về cơ bản không khác ở các phiên bản excel, nhưng ở cách chọn Home -> Insert ở phiên bản 2003 sẽ có một chút khác biệt. Nhỏ về số dòng so với phiên bản 2007 và 2010.
Trong phiên bản 2003, bạn không chọn từ Ribbon như phiên bản 2007 và 2010 mà chọn từ chính thanh Menu.
Một số thủ thuật khác trong excel
Chèn các dòng xen kẽ trong Excel
Cách chèn dòng trống vào nội dung bảng dữ liệu trong excel? Nếu bạn chưa biết cách thực hiện thì hãy theo dõi nội dung dưới đây.
Để có thể chèn các dòng xen kẽ trong excel, bạn cần sử dụng tính năng Sắp xếp trong Excel. Sau đó thực hiện các bước bên dưới:
Bước 1:
Mở Tệp Excel mà bạn cần chèn các dòng xen kẽ. Đầu tiên, thêm vào cột cuối cùng của bảng dữ liệu từ 1 đến cuối, lặp lại ở các hàng không có dữ liệu.
Để có thể thực hiện thao tác nhanh hơn, bạn hãy nhập số 1, sau đó nhấn giữ phím Ctrl, rê chuột sang góc phải và kéo xuống dưới cùng.
Bước 2:
Trong dòng số thứ tự mới được thêm vào bên dưới, nhấp chuột phải và chọn Sắp xếp, sau đó chọn Sắp xếp tùy chỉnh.
Bước 3:
Khi giao diện cửa sổ Cảnh báo sắp xếp nhỏ xuất hiện, chúng ta cần tiến hành nhấn nút Sắp xếp ngay bên dưới. Lưu ý: bấm vào Mở rộng vùng chọn.
Bước 4:
Trong giao diện mới của Sắp xếp, bỏ chọn mục Dữ liệu của tôi có tiêu đề. Tiếp theo ở mục Sắp xếp theo thứ tự, chúng ta chọn mục Thứ tự cột E., để từ Nhỏ đến Lớn nhất (từ nhỏ nhất đến lớn nhất), rồi bấm OK.
Kết quả cuối cùng bạn nhận được là những dòng trắng xen kẽ với nội dung đã có trong bảng dữ liệu gốc. Chúng ta chỉ cần loại bỏ các số thực trong cột E.
Lưu ý: nếu bạn muốn thêm 2 hoặc 3 dòng trống vào trang tính, bạn cũng cần tạo một số từ 1 đến dòng bạn muốn chèn. Sau đó, nếu bạn muốn chèn thêm dòng, chỉ cần lặp lại số thứ tự tương ứng.
Với các phương pháp trên, bạn có thể dễ dàng chèn bất kỳ dòng trống nào vào bảng dữ liệu. Cách thêm hàng trong Excel chỉ khác ở chỗ là thêm một cột số thứ tự từ một vào hàng cần thêm.
Cách xóa hàng trong excel
Nếu có cách thêm dòng trong excel thì phải có cách xóa khi không cần thiết và cần xóa. Dữ liệu trong tệp excel của bạn có nhiều dòng và khoảng trắng, khiến tệp bị lật hết vị trí của dữ liệu. Chúng ta cần thêm những thủ thuật hay để xóa hết những dòng trắng không cần thiết đó một cách đơn giản và nhanh chóng thay vì đi xóa từng hàng một vì sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian của bạn.
Cách đầu tiên để xóa các dòng trống trong excel
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn cần xóa. Sử dụng Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu trong trang tính.
Bước 2: Chọn tab Trang chủ -> Tìm & Chọn -> Chuyển đến Đặc biệt. Hoặc nhấn Ctrl + G -> Đặc biệt.
Bước 3: Vào hộp thoại Special -> Blanks -> OK.
Bước 4: Tất cả các ô trống được chọn. Tiếp tục chọn tab Home -> Delete -> Delete Sheet Rows để xóa các dòng trống. Nhấn Delete khi hộp thoại Delete xuất hiện.
Tại đây, bạn có thể để mặc định theo lệnh Shift Cells up hoặc chọn lệnh Toàn bộ hàng để thay đổi các ô xung quanh. Chọn OK để xóa ô trống.
Cách thứ hai để xóa các dòng trống trong excel
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn xóa các dòng trống.
Bước 2: Chọn tab Dữ liệu. Trong phần Sắp xếp & Bộ lọc, hãy chọn Bộ lọc.
Bước 3: Chọn biểu tượng mũi tên ở ô đầu tiên trong cột bất kỳ, sau đó bỏ chọn phần Chọn Tất cả.
Bước 4: Kéo thanh cuộn bên phải xuống dưới cùng, chọn ô Blank, nhấn OK.
Bước 5: Sau bước 4, chúng ta đã nhận được các dòng trống, bây giờ chúng ta hãy chọn các thẻ theo thứ tự: Home -> Delete -> Delete Sheet Rows để tiến hành xóa các dòng trống.
Hướng dẫn cách thêm cột trong Excel
Cách thêm một cột trong excel
Bước 1: Đánh dấu ô bên cạnh ô mà bạn muốn tạo cột mới trong excel
Lưu ý: cột mới tạo sẽ nằm bên trái ô bạn đã đánh dấu. Bạn cần chọn đúng ô để thêm cột bạn muốn.
Bước 2: Nhấp chuột phải vào ô đó rồi chọn Chèn.
Bước 3: Lúc này hộp thoại Chèn sẽ xuất hiện để bạn lựa chọn:
Sau đó, bạn nhấn từ Toàn bộ Cột để thêm một cột.
Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.
Cách thêm nhiều cột trong excel
Bước 1: Chọn hoặc đánh dấu toàn bộ số cột bên cạnh cột bạn muốn thêm cột
Bước 2: Nhấp chuột phải vào các cột đã chọn, sau đó nhấp vào Chèn từ danh sách xuất hiện.
Sau đó, vạch trắng sẽ ngay lập tức xuất hiện ở nơi bạn bôi đen. Lưu ý, để thêm bao nhiêu cột bạn phải bôi đen bao nhiêu cột.
Cách chèn nhiều cột không liên tiếp bằng phím tắt
Ta chèn liên tiếp nhiều cột trống bằng cách chèn một cột trống vào trước cột thứ 3, sau đó nhấn phím F4 9 lần, 10 cột trống sẽ hiện ra giữa cột 2 và cột 3 ngay lập tức.
Cách thêm cột mới vào Bảng excel
Để thêm một cột vào cuối bảng, chúng ta cần bôi đen một ô bất kỳ trong bảng ở cột cuối cùng, nhấp chuột phải vào ô đã chọn đó và chọn Insert -> Table Column to the Right.
Với các thao tác trên là chúng ta đã có được những kiến thức cơ bản nhất để tạo một sheet excel phục vụ những nhu cầu cần thiết. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn kiểm soát dữ liệu trong excel dễ dàng hơn.
