Mail merge là gì? Những thông tin bạn chưa biết về kết hợp thư

Rate this post

Mail merge là gì?

Bạn có hiểu Mail merge là gì không? Đây là một tiện ích của Google Sheets – một trong những công cụ học văn phòng giống như Microsoft Excel, Word, hay Powerpoint, Google Scholar, Google Doc, … Nó được hiểu là chức năng soạn thảo văn bản điện tử Tử trên Microsoft Word ứng dụng nền, được tạo ra để có thể giúp con người gửi thư một lúc cho nhiều người.

Mail merge cho phép bạn có thể tạo ra nhiều bản sao cùng một lúc của bức thư và gửi nó đến nhiều email địa chỉ khác nhau. Mail merge cũng được nhiều người gọi bằng một thuật ngữ là “mail merge”.

Với kết hợp thư, bạn chỉ cần có cho mình một bản mẫu và cùng một số thông tin cần điền như: tên, giới tính hay yêu cầu. Ở bước sau đó, Mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi thư một cách vô cùng dễ dàng và đơn giản.

mail-merge-la-gi-1-1659805508.jpg
Khái niệm Mail Merge là gì?

Hợp nhất thư trong các doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp, Mail merge được coi như là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh cũng như để điều hành máy của mình. Ta có thể nói đến một số hoạt động của ứng dụng Kết hợp thư trong hoạt động của doanh nghiệp trong bộ phận kinh doanh hoặc công việc chính của nhân sự như: tạo thư mời gửi đến các đối tác và danh sách khách hàng tham gia gia sự kiện của công ty, trong giấy chứng nhận cho nhiều người với một tác giả, viết email thông báo để xác nhận sự thay đổi tiền lương cho nhân viên vào cuối năm hoặc giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương , lương bảng, nội dung thông báo mẫu hoặc thư cảm ơn, … chỉ với một số đơn giản tác vụ.

Ngoài ra, những tiện ích này cũng khá hữu ích đối với từng cá nhân người dùng trong trường hợp như muốn gửi một bức thư bức xúc có cùng nội dung cho nhiều người khác nhau như lời chúc tết, lời chúc của phụ nữ trong ngày 20 / 10 hay 8/3.

mail-merge-la-gi-2-1659805508.jpg
Mail merge được coi như là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp

Kết hợp thư của cấu trúc là gì?

Mail merge là gì bạn đã hiểu. To be used to be Mail Merge, bạn cần chuẩn bị các cơ bản nội dung như sau:

Data source

Tùy chọn các yếu tố về nội dung mà nguồn dữ liệu đó cũng cần phải tùy biến để có thể hiển thị đúng nội dung đó giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ một loạt Thư Hợp nhất.

This Variable chi tiết có thể là tên của họ và địa chỉ người nhận Mail Merge, tên các tổ chức, công ty hay doanh nghiệp, … và thường, những dữ liệu này sẽ được trình bày trong dữ liệu danh sách cố định. This data list also can be a file of the list of people send (danh bạ) được thiết lập trong Microsoft Outlook hoặc cũng có thể được trình bày cụ thể trong một bảng tính Excel hoặc một bảng trong Word 2010, một bảng trong Word 2010, a database in Access hay cũng có thể là văn bản bất kỳ có ràng buộc dữ liệu phân loại cấu trúc.

mail-merge-la-gi-3-1659805508.jpg
Các yếu tố tùy chọn về nội dung mà dữ liệu nguồn cũng tùy chọn

Basic Content

Có thể hiểu cơ bản nội dung này như nội dung mà bạn thường thấy trên các thư điện tử ví dụ như tên của họ hoặc địa chỉ của người gửi trên phong bì, hoặc nó cũng có thể xuất hiện ở nội dung chính của lá thư, email hoặc một phiếu ưu đãi, …

Thông thường, các cơ bản nội dung này sẽ đi cùng với các vị trí có sẵn và thế hiện các chi tiết thay đổi lấy từ mới dữ liệu nguồn. Mỗi chi tiết này được gọi là trường (Trường hợp nhất), và hiển thị dưới dạng «trường tên».

Khi thực hiện kết hợp toàn bộ nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu, thì Mail Merge in Word cũng sẽ hỗ trợ các bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về cả nội dung nhưng khác biệt ở các biến tùy chỉnh chi tiết trong dữ liệu nguồn.

mail-merge-la-gi-4-1659805508.jpg
Cơ bản nội dung như nội dung mà bạn thường thấy trên các thư từ

Các bước để bắt đầu kết hợp thư là gì?

What is the way to use Mail Merge? Cách thức sử dụng Mail merge cũng khá đơn giản khi bạn không có người quá sành sỏi về trình cài đặt cũng như các công nghệ về máy tính. To must be start up to use Mail merge cho việc gửi thư của mình, chúng ta thực hiện những thao tác như sau:

  • Bước 1: Mở file word với phần soạn thảo thư nội dung. Tiếp theo, bạn chọn Mailings => Start Mail Merge và từng bước hướng dẫn trộn thư. Sau đó trên giao diện màn hình sẽ xuất hiện công cụ Hợp nhất thư ở bên phải, bạn chọn Thư và tiếp theo là Tiếp theo: Tài liệu bắt đầu
  • Bước 2: Kích chuột vào mục Sử dụng tài liệu hiện tại sau đó chuột chọn Tiếp theo (Chọn người nhận)
  • Bước 3: Chọn path chứa file source data dạng Excel. Sau đó, bạn chọn dữ liệu trang tính và chọn OK
  • Bước 4: Lúc này trên giao diện xuất hiện hộp thoại Mail Merge Người nhận, bạn nhấn OK
  • Bước 5: Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn di chuột vào vị trí cần chèn.
  • Bước 6: Sau khi hoàn thiện và điền đầy đủ thông tin cần thiết, bạn chọn chuột chọn Tiếp theo: Xem trước mạng của bạn để kết thúc quá trình trộn thư.

Như vậy đây chính là bước sử dụng Mail Merge.

mail-merge-la-gi-5-1659805508.jpg
Các bước để sử dụng Kết hợp Thư

Phối hợp thư sửa chữa trên Excel

The edit this edit that is help you can to the room for the following failed, may ra có thể xuất hiện khi sử dụng kết hợp thư, và một trong những biến phổ lỗi đó là sai số định dạng. Với cách này, trong excel tính bảng, bạn chỉ cần chèn một ô cột có chứa từ khóa trong công cụ chuyển đổi hoặc này trong excel đã sang một văn bản định dạng mà bạn có thể muốn hiện nó trong Mail Merge tài liệu của mình.

To easy are doing this, you need to be support from the tool to TEXT on the main tools of Excel. Hàm TEXT cho phép có thể dễ dàng chuyển đổi các số liệu như ngày sinh, sang văn bản định dạng tương đương rất chính xác theo cách làm đúng mà người dùng muốn.

Mẹo: Bạn nên định dạng ô chứa các công thức này theo các loại khác nhau như in nghiêng hoặc một số màu khác nhau để nhắc rằng các số này chỉ đơn giản là văn bản. Ở cũ hơn phiên bản Excel, những “con số” này sẽ không thể được sử dụng trong phép tính. Còn lại ở Excel 2016, nó có thể được sử dụng ở tất cả các công thức, ngoại trừ tổng hợp như SUM và AVERAGE.

mail-merge-la-gi-6-1659805508.jpg
Hợp nhất thư sửa chữa trên Excel

Tổng kết

Trên đây là một vài chia sẻ về chủ đề “Kết hợp thư là gì”. Hy vọng rằng, thông qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết đã cho bạn một câu trả lời tổng quan nhất về trộn thư, cũng như cách sử dụng trộn thư tổng hợp thư và gửi thư nhanh chóng, hữu ích nhất. Cảm ơn vì đã luôn đồng hành và theo dõi các bài viết của mình. Chúc các bạn thành công!

Thanh Thuy

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *