Bài viết này xin hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm ngày tháng trong phần mềm Microsoft Excel.
Trước hết, một điều bạn cần biết là Excel lưu trữ dữ liệu dưới dạng số nguyên. Theo mặc định, Excel lưu trữ giá trị của ngày 1 tháng 1 năm 1900 dưới dạng số “1” và tăng dần mỗi ngày sau đó. Hãy thử gõ ngày 1/1/2000 vào ô dữ liệu rồi chuyển định dạng thành Số, bạn sẽ thấy giá trị là “36526”. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập ngày và sau đó trừ nó từ hàm TODAY, hàm này sẽ xuất ra số ngày còn lại từ hôm nay đến ngày đã nhập.
Trước khi đi sâu vào các tính năng, chúng ta hãy tìm hiểu cách sử dụng cơ bản của các hàm ngày và tháng trong Excel bao gồm HÔM NAY, NGÀY, NĂM, THÁNG và NGÀY.
Ví dụ cơ bản về cách đăng ký
Hãy lấy một ví dụ với ba sự kiện bất kỳ diễn ra hàng năm, mỗi sự kiện đều có ngày, và cần xác định xem làn sóng sự kiện tiếp theo diễn ra vào ngày nào, tính từ hôm nay đến ngày đó.
Dưới đây là bảng dữ liệu mẫu với bốn cột: Sự kiện, Ngày, Diễn ra Tiếp theo và Ngày Cho đến Sau đó. Có 3 sự kiện: sinh nhật ngẫu nhiên, Ngày lao động và Halloween. Tất cả đều diễn ra hàng năm vào một ngày nhất định.
Theo Làm thế nào để Geek, có hai cách để nhập cột Diễn ra Tiếp theo: đầu tiên, bạn có thể nhập ngày theo cách thủ công, nhưng sẽ phải cập nhật thủ công khi ngày của năm đó trôi qua. Để Excel tự động sửa năm tiếp theo khi ngày của năm trước đã trôi qua, hãy sử dụng hàm “IF”.
Hãy xem Sinh nhật. Tất cả chúng ta đều biết tháng và ngày của sự kiện đó, tức là = THÁNG (C3) và = NGÀY (C3), là không thay đổi. Còn năm thì sao? Chúng ta cần Excel để biết ngày sinh của năm hiện tại đã trôi qua hay chưa. Đầu tiên, chúng ta cần tính số ngày sinh nhật diễn ra trong năm hiện tại với công thức sau:
= NGÀY (NĂM (HÔM NAY ()), THÁNG (C3), NGÀY (C3))
Tiếp theo, chúng ta cần biết ngày đó đã trôi qua chưa, sử dụng hàm = TODAY để tìm kết quả. Nếu hiện tại là tháng 5 và sinh nhật vào tháng 3, có nghĩa là sự kiện sẽ tiếp tục vào năm sau, hãy sử dụng công thức = YEAR (TODAY ()) + 1. Nếu ngược lại, hiện tại là tháng 5 nhưng sinh nhật không phải trong tháng 10, tức là sự kiện sẽ diễn ra trong năm nay, hãy sử dụng công thức = YEAR (TODAY ()).
Công thức “IF” cho đến nay là:
= IF (DATE (YEAR (TODAY ()), MONTH (C3), DAY (C3))> = TODAY (), YEAR (TODAY ()), YEAR (TODAY ()) + 1)
Bây giờ chúng ta có thể kết hợp kết quả của lệnh IF với THÁNG và NGÀY của sinh nhật để xác định thời điểm diễn ra sự kiện sinh nhật tiếp theo, nhập vào ô công thức sau:
= DATE (IF (DATE (YEAR (TODAY ()), MONTH (C3), DAY (C3))> = TODAY (), YEAR (TODAY ()), YEAR (TODAY ()) + 1), MONTH (C3 ), NGÀY (C3))
Nhấn Enter và xem kết quả:
Bạn có thể áp dụng công thức trên cho các hàng bên dưới bằng cách kéo và thả hình vuông ở góc dưới bên phải của ô xuống hai hàng tiếp theo:
Bây giờ bạn có thể dễ dàng đếm số ngày từ hôm nay đến sự kiện đó. Nhập công thức sau:
= D3-TODAY ()
Nhấn Enter và sau đó áp dụng công thức như trên.
Bạn có thể thử thực hiện trong tệp Excel, sau đó lưu lại để tiện sử dụng trong những trường hợp cần tính ngày cho một sự kiện, chỉ cần thay đổi ngày và tên sự kiện là xong. Dữ liệu sẽ tự động cập nhật vì bạn đã nhập hàm TODAY.
Trên đây là một ví dụ khá hay về hàm ngày tháng trong Excel. Nếu bạn biết thêm các mẹo sử dụng, hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới.
Phúc Thịnh
