Công cụ lập kế hoạch sự kiện là gì?
Event Planner có thể hiểu là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Ở vị trí này, Event Planner chịu trách nhiệm lên ý tưởng, triển khai kế hoạch và giám sát tiến độ của toàn bộ dự án từ giai đoạn trước sự kiện đến giai đoạn hậu sự kiện. .
Trong một số trường hợp, Người lập kế hoạch sự kiện còn được gọi là người quản lý dự án. Ngày nay, tổ chức sự kiện dường như có ở khắp mọi nơi, từ tổ chức các buổi hòa nhạc và cuộc thi đến họp báo, tọa đàm, triển lãm thương mại, hội thảo cho đến các sự kiện. các cuộc họp và hội nghị dành cho các quan chức cấp cao.
Thông tin chi tiết về nghề Event Planner dành riêng cho ứng viên
Để hiểu chi tiết hơn về công việc của một Event Planner, dưới đây là mô tả công việc của Event Planner bao gồm thông tin chi tiết về ngành. Trong đó, các hạng mục dưới đây sẽ được sắp xếp theo tiến trình của một sự kiện, bao gồm các giai đoạn từ tiền sự kiện (event), sự kiện (event), hậu sự kiện (post-event).
Giai đoạn trước sự kiện
Công việc đầu tiên của một Event Planner là lên kế hoạch nội dung cho chương trình. Việc tạo nội dung chung cho chương trình là điều vô cùng quan trọng vì điều này đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải tìm ra những nội dung, hình ảnh phù hợp nhất cho sự kiện. Lên ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn để truyền tải tốt hơn thông điệp đầy đủ theo yêu cầu của công ty; xác định thời gian và địa điểm thích hợp. Đây được coi như những nét phác thảo đầu tiên của một người tổ chức sự kiện khi thực hiện công việc lên kế hoạch.
Sau khi đã soạn thảo đề cương chung cho sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện bắt đầu thực hiện các công việc chi tiết bao gồm:
- Tìm diễn giả cho chương trình: Thông thường đây phải là những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực mà sự kiện hướng đến và có sức ảnh hưởng đủ lớn đến công chúng.
- Tìm và đăng trước địa điểm sẽ diễn ra sự kiện: Một địa điểm tổ chức thích hợp sẽ cần có không gian rộng rãi, thuận tiện để người tham gia sự kiện có thể tự do di chuyển, gửi xe và tùy theo quy mô của sự kiện mà cân nhắc thêm dịch vụ teabreak giữa giờ hay không.
- Tìm MC: Việc tìm kiếm một MC là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi một MC có kinh nghiệm sẽ giúp hâm nóng, giảm bớt không khí căng thẳng tại sự kiện và truyền tải đủ thông điệp của doanh nghiệp, tổ chức. Không cần phải tìm kiếm một MC chuyên nghiệp, tổ chức có thể cân nhắc lựa chọn MC từ chính nhân viên của mình.
- Tìm kiếm một nhóm biểu diễn: Không phải sự kiện nào cũng yêu cầu đơn vị tổ chức sự kiện phải tìm được một ê-kíp biểu diễn, nhất là khi sự kiện đó là hội nghị, cuộc họp nghiêm túc diễn ra trong khoảng thời gian ngắn. Ngoài ra, những hoạt động sôi nổi hướng đến giới trẻ như hòa nhạc, lễ kỷ niệm, lễ hội sẽ cần cân nhắc thêm những gương mặt nổi tiếng trong làng giải trí. Thậm chí, đối với công việc này, Event Planner có thể nhờ bộ phận truyền thông trưng cầu ý kiến của công chúng trên mạng xã hội để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.
- Chuẩn bị một ước tính chi phí: Mọi sự kiện đều cần có ngân sách chi tiết. Điều này giúp ban tổ chức hình dung rõ hơn về chi phí mình phải bỏ ra cũng như có những phương án dự phòng cho một số chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong tương lai.
- Lập kế hoạch cho các bộ phận chuyên môn khác: Ngay sau khi kế hoạch được lập, Event Planner cần tổ chức họp với toàn thể nhân viên trong ban tổ chức để thông báo về sự kiện sắp diễn ra cũng như gửi đến từng bộ phận kế hoạch phân công chi tiết và một số mục tiêu cần đạt được.
- Cộng tác với nhóm thiết kế để tạo đề xuất: Thuật ngữ đề xuất là một thuật ngữ mới ra đời cùng với sự phát triển của Marketing. Nói một cách đơn giản, đề xuất là một dạng nội dung trình bày tất cả các ý tưởng xây dựng một sự kiện cùng với những gợi ý về phương pháp cho dự án đó. Đề xuất trình bày ý tưởng với khách hàng và đối tác và được đệ trình lên cơ quan chuyên môn để phê duyệt chương trình. Đề xuất thường được nhóm thiết kế trình bày bằng word, photoshop, AI, powerpoint nên nhiệm vụ của nhóm thiết kế là giúp người phụ trách hiểu rõ yêu cầu thiết kế.
- Gửi đề xuất và các văn bản khác lên Bộ, Ban, Ngành: Một số sự kiện cần có sự chấp thuận của cơ quan chuyên môn trước khi có thể phát trực tiếp. Điều này đã yêu cầu Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện phải gửi đề xuất, báo cáo chi tiết về nội dung và một số yêu cầu cụ thể lên lãnh đạo để thể hiện nguyện vọng của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn tổ chức một tuần lễ phim, người phê duyệt cho sự kiện này là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch địa phương (nếu là quốc tế thì phải được sự đồng ý của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch). Đây là công việc rất quan trọng cần phải làm sớm vì nếu không được phép thì sự chuẩn bị sau này của bạn coi như con số không.
- Giữ liên lạc với công ty, nhà tổ chức và khách hàng: Để có thể đảm bảo chương trình có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, Event Planner cần có sự phối hợp và kiểm tra kỹ lưỡng từ các bộ phận chuyên môn khác. Việc giám sát này có thể được thực hiện thông qua các cuộc họp hàng tuần, báo cáo hàng tháng hoặc qua email.
Ngoài ra, nếu trong quá trình tổ chức tiền sự kiện, Event Planner cần thực hiện một số công việc khác như:
- Điều phối việc thiết lập, bố trí thiết bị và thử nghiệm địa điểm trong vòng một tuần trước ngày diễn ra sự kiện chính thức.
- Thiết kế quà tặng kỷ niệm dành riêng cho chương trình.
- Sắp xếp chỗ nghỉ ngơi cho thuyết minh viên và khách mời.
- Ký hợp đồng với nhiều nhà cung cấp (nếu có).
Mời MC và ê-kíp nghệ thuật khớp chương trình trước sự kiện 2 ngày. Sau đó, ban tổ chức phải họp lần cuối để điều phối công việc trong ngày diễn ra sự kiện.
Giai đoạn sự kiện đang diễn ra
Để một sự kiện diễn ra thành công, trách nhiệm của Event Planner có thể coi là thành công một nửa, 50% còn lại phụ thuộc vào thành tích của họ trong ngày quan trọng của sự kiện.
Trong thời gian này, các Event Planner cần được phân chia để có thể phụ trách tình hình ở các vị trí khác nhau nhằm đảm bảo toàn bộ nhân viên thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Nếu có trục trặc giữa chừng, Event Planner phải là người sắp xếp các công việc này một cách hợp lý.
Giai đoạn sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, Event Planner phải là người cuối cùng ở lại địa điểm tổ chức sự kiện để có thể đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất bàn giao cho nhà cung cấp. Bên cạnh đó, người tổ chức sự kiện cũng cần đôn đốc các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ và viết báo cáo cho họ.
Được biết, Event Planner tổng kết sự kiện bằng cách viết báo cáo và trình cấp trên trong cuộc họp, báo cáo cần nêu chi tiết tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, so sánh chi phí của từng thành viên. chi phí thực tế so với ước tính ban đầu, sau đó đo lường mức độ thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định lượng và định tính.
Các kỹ năng cần có của một Người lập kế hoạch sự kiện
Để đảm bảo chất lượng công việc luôn đạt hiệu quả tối ưu, Event Planner cần bổ sung thêm nhiều kỹ năng chuyên môn như nắm vững kiến thức về phát triển ý tưởng, tính chuyên nghiệp trong trang trí địa điểm tổ chức sự kiện.
Bên cạnh đó, Event Planner phải biết cách sắp xếp sự kiện, đúng nguyên tắc đón tiếp và phục vụ khách mời; thành thạo vi tính văn phòng: Word, Powerpoint, Excel; Sử dụng thành thạo các ứng dụng chỉnh sửa ảnh / video. Ngoài ra, các công ty sẽ ưu tiên ứng viên có ít nhất một năm kinh nghiệm trong cùng lĩnh vực.
Người tổ chức sự kiện cũng phải có năng khiếu thẩm mỹ và tư duy sáng tạo để từ đó khám phá ra những ý tưởng mới để áp dụng những xu hướng hot vào công việc của mình.
Hy vọng những thông tin chi tiết và đầy đủ trên đây sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về Event Planner là gì cũng như những kỹ năng cần có của một Event Planner.
