“Chúng tôi chỉ tập trung vào báo cáo lãi / lỗ và không thường xuyên thảo luận về chủ đề dòng tiền. Giống như việc chúng ta đang lái xe và chỉ nhìn vào đồng hồ tốc độ, trong khi thực tế là xe sắp hết xăng ”.
Đó là tuyên bố của Michael Dell – Người sáng lập và Giám đốc điều hành của thương hiệu máy tính DELL – về tầm quan trọng của dòng tiền đối với doanh nghiệp. Hiện nay, khi nói đến dòng tiền, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm: tiền mặt & lợi nhuận. Họ giả định rằng lợi nhuận trong báo cáo là tiền mặt mà doanh nghiệp có.
Tuy nhiên, lợi nhuận không nhất thiết phải là tiền mặt, nó có thể nằm trong các khoản phải thu. Ví dụ: khách hàng của bạn mua một lô hàng trị giá 1.000 đô la, giá vốn của lô hàng đó là 400 đô la, vậy bạn lãi 600 đô la; nhưng số tiền 1.000 USD khách hàng vẫn chưa thanh toán ngay mặc dù đã nhận hàng, sau 90 ngày mới thanh toán. Theo nghiệp vụ kế toán, khi khách hàng đã nhận được hàng, các con số doanh thu, chi phí, lợi nhuận được cập nhật ngay vào sổ sách, nhưng tiền mặt sẽ phải mất 90 ngày mới thực sự đến tay bạn.
Do đó, lợi nhuận không nhất thiết phản ánh sức mạnh tiền mặt thực sự. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu tiền mặt khá đa dạng: khách hàng chậm thanh toán, hàng tồn kho quá nhiều, thanh toán quá sớm cho đối tác … Khi thiếu tiền mặt, bạn không thể thanh toán các chi phí ngắn hạn: điện, nước, mặt bằng, kho bãi. , nhà xưởng… do các chi phí này phải thanh toán bằng tiền mặt nên bạn không thể thanh toán bằng sản phẩm hoặc gán nợ cho khách hàng. Có lẽ vì vậy mà người Anh có câu “Cash is King” – Tiền mặt là vua.
Để có dòng tiền tốt, bạn phải quản lý nó. Vậy quản lý tiền mặt là gì? Quản lý tiền mặt là việc thu thập, theo dõi, kiểm soát sự biến động của tiền mặt và hoạch định các giải pháp nhằm đảm bảo công ty luôn có đủ tiền mặt trong hoạt động.
Tiền mặt của một công ty là một dòng chảy dao động: bạn cả vào và ra. Quản lý dòng tiền tốt giúp bạn:
- Phát triển nhanh và bền vững: với nhiều tiền mặt, bạn không phải đối phó với các chi phí ngắn hạn; Đồng thời có đủ tiền để mở rộng đầu tư cho các dự án trước mắt.
- Duy trì các hoạt động cơ bản: bạn có thể thoải mái thanh toán các chi phí hàng tháng / hàng quý như: lương nhân viên, điện nước, mặt bằng … Chúng không thể gây khó khăn cho bạn.
- Dự phòng cho các tình huống khẩn cấp: Trong cuộc sống cũng như trong kinh doanh, không ai học được chữ “ngờ”. Tiền mặt dư thừa giúp bạn hóa giải và khắc phục những rủi ro bất ngờ như dịch COVID-19.
- Tăng sức mạnh đàm phán: Nếu bạn có sẵn tiền mặt, bạn sẽ không phải lo lắng về việc… thanh toán sớm. Đối với bạn, thanh toán chậm là tốt, nhưng với đối tác của bạn, họ sẽ luôn mong đợi bạn thanh toán nhanh chóng. Bạn có thể nhanh chóng thanh toán cho họ để đổi lấy các lợi ích hoặc ưu đãi khác hoặc nếu đối tác quan trọng với bạn, bạn sẽ dễ dàng thu phục họ hơn bằng cách thanh toán ngay lập tức.
- Mở rộng và nắm bắt cơ hội: Chọn đúng cơ hội đầu tư đã khó, nhưng có đủ nguồn lực để theo đuổi đầu tư còn khó hơn. Bất kỳ khoản đầu tư nào cũng đòi hỏi bạn phải chi trước một khoản tiền mặt, vì vậy bạn càng có nhiều tiền mặt thì càng dễ đầu tư.
Quy trình quản lý dòng tiền
Để quản lý tiền mặt hiệu quả, chúng ta có thể áp dụng quy trình 9 bước sau:
- Bước 1 – Xây dựng thủ tục nhận thanh toán: bạn phát triển các quy trình, điều khoản và thủ tục quy định cách thức và thời điểm khách hàng thanh toán cho bạn, bao gồm cả các giải pháp xử lý khách hàng quá hạn. Tất cả các thủ tục này phải được viết một cách rõ ràng, minh bạch và mạch lạc, và được thông báo cho khách hàng trong quá trình giao tiếp. Mục tiêu của bước này là giúp bạn kiểm soát tiền đến với thời hạn cụ thể; Nếu không có thời hạn rõ ràng, bạn sẽ không thể dự trù tiền mặt cho các hoạt động của mình.
- Bước 2 – Dự báo doanh thu định kỳkhông hoạt động: dự báo doanh thu theo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng…) để dự báo tiền mặt trong tương lai gần. Dự báo càng gần càng tốt. Dựa trên bước 1, bước 2 này giúp bạn ước tính lượng tiền mặt sắp có trong tương lai gần.
- Bước 3 – Xây dựng quy trình thanh toán: bạn phát triển các quy trình, điều khoản và thủ tục quy định cách thức và thời điểm bạn thanh toán cho các nhà cung cấp và đối tác; Mục đích là đảm bảo bạn có đủ thời gian để thanh toán – tránh tình trạng: tiền chưa nhận được đã phải tiêu.
- Bước 4 – Cân bằng hàng tồn kho: Hàng tồn kho quá lớn khiến bạn bị thừa vốn, thậm chí thiếu tiền mặt. Tuy nhiên, lượng hàng tồn kho quá thấp khiến bạn không có đủ sản phẩm để bán cho khách hàng, đánh mất cơ hội tăng doanh thu, độ nhận diện thương hiệu cũng như khiến khách hàng thất vọng. Do đó, tồn kho bao nhiêu, trong bao lâu là hai điều quan trọng để cân đối lượng tiền mặt.
- Bước 5 – Kiểm soát chi tiêu: Bạn phát triển các quy trình, tiêu chuẩn và thủ tục để kiểm soát chi tiêu hợp lý, giảm thiểu chi phí dư thừa hoặc không hiệu quả. Bước này giúp bạn tránh bị mất tiền mặt.
- Bước 6 – Giảm chi phí dư thừa: Bạn cần thường xuyên xem xét và đánh giá lại các khoản chi tiêu hiện tại của mình để xem mức độ hiệu quả của chúng, cắt bỏ những khoản chi không cần thiết và giảm thiểu bội chi.
- Bước 7 – Lập và đọc báo cáo tài chính: Có 3 báo cáo tài chính quan trọng đối với chủ doanh nghiệp: bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo lãi lỗ (P / L). Các báo cáo này phản ánh rõ ràng tình trạng tiền mặt của bạn.
- Bước 8 – Phát hiện rủi ro tiềm ẩn: thường xuyên thu thập và lắng nghe các thông tin quan trọng về dòng tiền. Ví dụ, một khách hàng lâu năm của bạn sắp giảm quy mô, họ sẽ mua ít sản phẩm của bạn hơn, đồng nghĩa với việc dòng tiền vào của bạn sẽ giảm đi; tương tự, tỷ giá hối đoái, chính sách của chính phủ, dịch bệnh… đều có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn.
- Bước 9 – Đánh giá tổng thể: Thường xuyên xem lại tất cả 9 bước của quy trình này để xem doanh nghiệp của bạn đang áp dụng nó như thế nào, hoạt động tốt ở đâu, có vấn đề ở đâu, cần cải thiện ở đâu, đặc biệt là khi có vấn đề. xảy ra ở một bước nhất định, bạn nên xem lại các bước trước đó. Ví dụ, ở bước 6 khi rà soát các khoản chi, bạn phát hiện ra nhiều khoản chi dư thừa, đó có thể là kết quả của việc bạn chưa thực hiện tốt bước 5 – tức là chưa kiểm soát tốt chi tiêu.
Mẹo quản lý dòng tiền
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các mẹo sau để kết hợp vào quy trình 9 bước trên:
1. Kiểm soát dòng tiền
Dòng tiền vào được hiểu là tổng lượng tiền mặt mà doanh nghiệp nhận được từ các hoạt động kinh doanh bao gồm bán hàng, đầu tư, lãi ngân hàng,…, cải tiến sản phẩm… Theo đó, để kiểm soát được dòng tiền, trước hết doanh nghiệp cần kiểm soát các khoản phải thu và hàng tồn kho.
Kiểm soát khoản phải thu
Đôi khi để thu hút khách hàng hoặc tôn trọng đối tác, bạn đặt ra thời hạn thanh toán quá lâu cho khách hàng / đối tác hoặc chấp nhận thời gian trì hoãn quá lâu khiến bạn thất thoát nhiều tiền mặt. Để tránh tình huống này, bạn có thể sử dụng các chiến thuật như:
- Tăng chiết khấu nếu đối tác thanh toán sớm.
- Đặt ra hình phạt theo từng giai đoạn khi đối tác chậm thanh toán.
- Tiền đặt cọc yêu cầu.
- Tặng Voucher, ưu đãi cho các đơn hàng tiếp theo nếu đối tác thanh toán ngay.
- Chủ động theo dõi và cập nhật thường xuyên các khoản phải thu để tránh thất thoát.
- Thường xuyên nhắc nhở đối tác thanh toán đúng hạn.
- Quy định về trách nhiệm thu hồi công nợ đối với các bộ phận liên quan: Kinh doanh, Kế toán, Tài chính…
- Yêu cầu đảm bảo thanh toán nếu giá trị giao dịch quá lớn.
- Loại bỏ các giao dịch có giá trị thấp nhưng đối tác yêu cầu thời hạn thanh toán dài.
Kiểm soát hàng tồn kho
Hàng tồn kho quá nhiều đồng nghĩa với việc vốn của bạn đang bị… khóa chặt, chưa được giải phóng thành tiền mặt. Hơn nữa, hàng tồn kho để quá lâu có thể bị hư hỏng, xuống cấp và mất giá trị không thể thu hồi được. Tối ưu hóa việc lưu trữ và giảm lượng hàng tồn kho dư thừa bằng các biện pháp sau:
- Giảm giá khi hàng tồn nhiều và sắp hết hạn sử dụng.
- Xây dựng nhiều chương trình khuyến mại để kích cầu.
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật, đánh giá số lượng hàng tồn kho.
- Nâng cao khả năng dự báo nhu cầu thị trường để có kho dự trữ hợp lý.
2. Kiểm soát tiền ra
Ngân lưu được hiểu là toàn bộ số tiền mặt công ty chi cho hoạt động kinh doanh như trả lương nhân viên, điện nước, mặt bằng, nguyên vật liệu … Đã là chi thì đương nhiên phải chi ra. , nên tiêu nhanh hay chậm, trong một khoảng thời gian nhất định nên tiêu nhiều hay ít là điều cần tính toán. Hãy tận dụng các phương pháp bên dưới để có được khoản thanh toán tối ưu:
- Tận dụng tối đa các điều khoản thanh toán với đối tác, không thanh toán quá sớm.
- Đàm phán thanh toán theo từng đợt để giảm áp lực thanh toán cùng lúc.
- Xây dựng mối quan hệ thân thiết với các đối tác để được ưu đãi khi thanh toán.
- Cải thiện khả năng dự báo dòng tiền để quyết định trả nhiều hay ít, sớm hay muộn.
Hãy nhớ trong kinh doanh, dòng tiền là dòng tiền chết. Tránh tắc nghẽn dòng tiền bằng cách cân bằng dòng tiền vào & ra; Các phương pháp kiểm soát trên sẽ giúp bạn thực hiện tốt nguyên tắc cân bằng này.
Khóa “Tài chính cho các nhà quản lý phi tài chính” giúp học viên có khả năng hiểu rõ chi phí Marketing, Trade Marketing & Sales dưới lăng kính của một nhà quản lý tài chính, nắm vững các công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa lợi nhuận sản phẩm, nhóm sản phẩm và toàn thế giới. Bộ kinh doanh, quản lý tài chính để xây dựng ngân sách Marketing, Trade Marketing và mở rộng kênh phân phối, thiết kế Business Case tài chính trước khi tung ra sản phẩm mới.
Thông tin khóa học:
CASK chuyên thiết kế các giải pháp (chiến lược & thực thi) giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh & đào tạo cá nhân về Thương hiệu – Thương mại – Bán hàng – Kinh doanh chuyên môn. Đến với chúng tôi, chủ doanh nghiệp & sinh viên sẽ có khả năng giải quyết các vấn đề trong kinh doanh và nghề nghiệp.
Thông tin liên lạc:
