Những thủ thuật văn phòng sau đây sẽ giúp bạn thiết kế và trình bày hiệu quả hơn.
Sử dụng các mẫu nền có sẵn
Trong Powerpoint luôn có sẵn những hình nền được thiết kế chuyên nghiệp giúp bạn hoàn thành bài viết Powerpoint một cách dễ dàng. Sử dụng các mẫu nền cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm cho bài thuyết trình của bạn hấp dẫn hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý chỉ nên sử dụng một nền trong một bài Powerpoint, tránh chồng chéo tạo nên một tổng thể rời rạc, thiếu thống nhất.
Sử dụng video trình diễn
Hiện nay, việc thêm video vào bài thuyết trình PowerPoint khá phổ biến với người dùng. Sử dụng video để cung cấp nội dung thu hút người nghe hơn.
Nó cũng giúp người nghe hiểu rõ vấn đề bạn muốn truyền tải hơn, bài thuyết trình của bạn cũng sẽ thành công hơn. Ngoài ra, việc sử dụng video minh họa cũng giúp bài Powerpoint của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng các phím tắt một cách hữu ích
Một thủ thuật Powerpoint tuyệt vời mà bạn có thể sẽ không biết nếu không để ý, đó là các tính năng tuyệt vời của phím tắt. Sử dụng phím tắt giúp thao tác của bạn nhanh hơn và tiết kiệm thời gian khi trình bày. Các phím tắt điển hình là:
Shift + 3: Giúp chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường. Bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản cần chuyển đổi rồi nhấn tổ hợp phím Shift + 3 để đổi chữ hoa thành chữ thường một cách nhanh chóng.
Phím B / W: Phím tắt màn hình tạm thời. Trong khi trình chiếu, bạn muốn tạm thời tắt màn hình, chỉ cần nhấn phím B hoặc phím W. Phím B sẽ tạo ra màn hình đen và phím W sẽ tạo ra màn hình trắng. Tương tự, để mở lại màn hình, bạn cũng có thể nhấn phím B hoặc phím W.
F5: Nhấn F5 khi bạn muốn bắt đầu trình chiếu.
Shift + F5: Khi muốn phát lại, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Shift + F5.
Nhấn 1 + Enter: Để quay lại trang chiếu đầu tiên. Tương tự, bạn muốn quay lại slide nào thì chỉ cần nhấn vào slide đó + Enter.
Sử dụng các phím tắt này thật đơn giản phải không? Hãy ghi nhớ nó và sử dụng nó trong các bài thuyết trình của bạn.
Chọn một màu tốt
Màu sắc sẽ tô điểm cho trang trình bày của bạn, giúp ảnh hưởng đến nhận thức của người xem. Khi chọn màu sắc, bạn nên xem xét chủ đề của mình và chọn chúng cho phù hợp với đối tượng của bạn. Khi trình chiếu trong bài, các slide của bạn có thể chọn màu sắc sinh động và tươi tắn. Và trong công việc, nhất là những buổi thuyết trình với đối tác, bạn nên chọn những gam màu nhẹ nhàng, thể hiện sự trang trọng, lịch sự.
Bạn cũng cần lưu ý không kết hợp quá nhiều màu trên một slide. Điều này gây ra sự rối mắt cho người nhìn và tạo cảm giác khó chịu cho người nhìn. Sử dụng quá nhiều màu sắc cũng làm cho điểm bạn muốn nổi bật.
Một điểm nữa bạn cần lưu ý là màu sắc phải tương phản giữa chữ và nền. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng bài thuyết trình của bạn. Màu chữ và màu nền tương phản sẽ giúp người xem dễ nhìn hơn, các cặp màu thường được sử dụng như: Đen – trắng, tím – vàng, cam – xanh …
Sử dụng biểu đồ để giải thích các con số và số liệu
Bài thuyết trình của bạn quá nhiều về các con số. Nếu diễn giải các con số bằng chữ, người xem sẽ khó nhớ và khó nắm bắt. Thay vào đó, bạn nên sử dụng biểu đồ để giải thích nó. Phần mềm Powerpoint cung cấp nhiều dạng biểu đồ có sẵn giúp bạn dễ dàng so sánh các số liệu với nhau.
Khi bạn muốn hiển thị tỷ lệ phần trăm, bạn có thể sử dụng biểu đồ hình tròn và khi bạn muốn hiển thị dữ liệu giữa các năm, bạn nên sử dụng biểu đồ thanh.
